برنامج الأستاذ العام هو برنامج الرقابة على جميع الحركات التي يتم إدخالها من البرامج الأخرى ، حيث أن جميع الأجزاء الأخرى من البرنامج ترتبط به من ناحية ترحيل البيانات دون الحاجة لإدخال المعلومة إلا لمرة واحدة و بذلك تتمكن الإدارة المالية من إحكام الرقابة على مستخدمي البرامج للمراجعة و التدقيق و تفادي الأخطاء.

مثال على ذلك عند إصدار فاتورة مبيعات يتم توليد قيد محاسبي في حسابات العملاء   وفي الأستاذ العام كما يتم التأثير على حركة الأصناف في المخازن بخصم الكمية من المستودع للأصناف الموجودة في الفاتورة  

الدليل المحاسبي ( Chart of Account) هي العمود الفقري للنظام المحاسبي وإن حسن بنائه وترتيبه منذ البداية يوفر تقارير ومعلومات بشكل دقيق ، كما أن طريقة بناء الدليل المحاسبي في البرنامج تسمح بمرونة عالية مما يسهل عمل الإدارة المالية في بناء الدليل

مثال ( يمكن بناء الحسابات وترتيبها باستخدام أرقام الحسابات لغاية 12 خانة 12 DIGIT  و تحليل للحسابات على 9 مستويات ) كذلك يمكن تعريف مراكز التكلفة ( فروع –شركات – أقسام ) لغاية 99 فرع أو شركة أو قسم دون الحاجة لتكرار الدليل المحاسبي ومما يؤدي في النهاية إلى استخراج تقارير ختامية مجمعة أو تفصيلية

كذلك تم تصميم البرنامج ليتعامل مع ثلاثة أدلة فرعية وتتكامل فيه وهي دليل حسابات العملاء –دليل حسابات الموردين –دليل الموظفين ، وجميع هذه الأدلة الفرعية ترتبط بالدليل الرئيسي بحساب مراقبة واحد لكل فرع تسهيلاً لعمل مدخلي البيانات وعند الحاجة لإدخال حسا ب جديد وحتى إن كان المستخدم موجود في أي شاشة من البرنامج يمكنه إدخال الحساب وتعريفه دون الرجوع إلى الوراء وقطع العمل الذي يقوم به كذلك فإنه تم تطوير محرك للبحث عن المعلومة داخل دليل الحسابات بعدة اختيارات منها على سبيل المثال لا الحصر ( رقم الحساب –جزء من اسم الحساب – نوع الحساب –المستوى –الخ )

2-1 مرحلة ما قبل القيود

حيث يتم إعداد المستندات المحاسبية  من سندات قبض ،سندات صرف ، أوامر دفع ، سندات استلام التي تمثل الحركة النقدية حصراً ويقوم البرنامج بتحويل هذه المستندات آليا إلى قيود محاسبية في اليومية تم تصميم هذه المستندات بطريقة تسمح لاستخدامها في نشاطات متعددة والاستغناء عن المطبوعات اليدوية وتشتمل هذه المستندات على كافة التفاصيل التي تحتاجها مراحل العمل

2-2 سندات القيد (قيود التسوية )

تمثل هذه القيود جميع أنواع الحركة الغير نقدية ويمكن تسجيل هذه القيود بأشكالها المختلفة مثال (من حساب إلى حساب أو من حساب إلى مذكورين أو من مذكورين إلى مذكورين) ويسمح البرنامج بتسجيل قيد محاسبي يصل إلى 999 سطر . يمكن التعامل خلال تسجيل القيود مع مراكز التكلفة والأقسام والحسابات الفرعية مما يعطي للنظام إمكانية تحليل البيانات المحاسبية إلى عدة مستويات من جهة (مراكز التكلفة – الأقسام – الحسابات الفرعية) يمكن تكرار سطر ، حذف سطر ضمن سند القيد

2-3 ترقيم القيود والمستندات

يسمح البرنامج بترقيم القيود بطريقة آلية وبدءاً من رقم يحدده المستخدم لكل يومية أو رقم واحد لجميع اليوميات أو ترقيم يدوي بمعرفة مدخل البيانات مما يعطي مرونة كبيرة للإدارة المالية للتحكم في تصنيف القيود طبقا لأنواع اليوميات وإمكانية الرقابة على هذه القيود

2-4 يمكن إعداد سندات القيد الخاصة بالشهر التالي دون إقفال الشهر السابق

2-5 يسمح البرنامج بحفظ القيود دون ترحيلها إلى الحسابات وذلك لإعطاء مرونة للمستخدم في حالة عدم اكتمال القيد

2-6 يسمح البرنامج بترحيل القيود إفرادياً أو إجمالياً  أو انتقائياً حيث يمكن الاحتفاظ بأي قيد دون ترحيل للفترة التي يحتاجها المستخدم ريثما يتم استكمال القيد

2-7 يمكن نسخ قيد من أي فترة سابقة وهذه المهمة تسهل إعداد القيود النمطية التي تكرر دورياً

اليوميات التي يوفرها البرنامج هي تقارير تشمل القيود المحاسبية المختلفة معرفة على شكل قائمة وهي تطبع بشكل موحد مع إمكانية أن تكون هناك يومية واحدة فقط أو عدة يوميات حسب رغبة المستخدم ويمكن عرض هذه اليوميات مرتبة حسب الحالات التالية :

(رقم الحساب –التاريخ –نوع اليومية – المصدر - الحركة – المرجع – رقم القيد )

وبذلك يتوفر للمستخدم مجموعة من التقارير التي تسهل أعمال المراجعة والتدقيق لإدخالات القيود

يوفر البرنامج يومية مختصرة للقيود ولفترة محددة ولمجموعة من القيود لتسهيل أعمال التدقيق والمراجعة .

4-1 ميزان المراجعة التقليدي

تم تصميم ميزان المراجعة طبقاً للأصول المتبعة في شكل التقارير المالية النظامية حيث يتكون من رصيد افتتاحي ثم الحركة ( مدين ودائن ) ثم الرصيد النهائي (مدين ودائن )

يمكن الحصول على ميزان المراجعة بخيارات مختلفة كما يلي :

• حسب المستوى

• من رقم حساب إلى رقم حساب

• من فترة إلى فترة

• من مركز تكلفة إلى مركز تكلفة

يمكن استخدام واحدة أو أكثر من الاختيارات أعلاه للتحكم في البيانات المطلوب الحصول عليها

يمكن استبعاد الحسابات ذات الرصيد صفر أو التي ليس عليها حركة من التقرير

4-2 ميزان مراجعة للفترات المالية

تم تصميم هذا التقرير ليعطي بيان بأرصدة الحسابات (مدين ودائن) موزعة على 12 شهر بحيث تسهل أعمال الضبط والمقارنة لحركة أي حساب

4-3 ميزان مراجعة للحسابات الفرعية

يسمح البرنامج بطباعة تقارير ميزان مراجعة تحليلي حسب أرقام الحسابات الفرعية ( حسابات العملاء ، حسابات الموردين ،حسابات الموظفين ) مما يسمح بمتابعة أعمال الرقابة والضبط والتدقيق .

4-4 كشف حساب

عند الطلب يقوم البرنامج بطباعة حركة حساب أو مجموعة من الحسابات من تاريخ إلى تاريخ ويمكن  ترتيب البيانات داخل التقرير حسب الخيارات التالية :(رقم الحساب – مركز التكلفة –الأقسام – رقم الحساب الإضافي)

4-5 تقرير الموازنة التقديرية

تم تصميم البرنامج لاستخراج تقرير الموازنة التقديرية( تفصيلياً أو ملخصاً) ضمن خيارات متعددة مثلاً : من حساب إلى حساب – من مركز تكلفة لمركز تكلفة

كما يوفر البرنامج مقارنة بين الحركة الفعلية والحركة التقديرية وإعطاء نسب الانحراف

4-6 تقرير الأرباح والخسائر

يسمح البرنامج للمستخدم ببناء تقرير الأرباح والخسائر حسب ما تراه الإدارة المالية ومن ثم تجميع وتصنيف الحسابات حسب رغبة المستخدم ضمن الخيارات التالية (حسب رقم الحساب –أو  مركز التكلفة )

ويمكن أن يكون التقرير تفصيلي أو ملخص ومن فترة إلى فترة

4-7 تقرير الميزانية

يسمح البرنامج للمستخدم ببناء تقرير الميزانية حسب ما تراه الإدارة المالية ومن ثم تجميع وتصنيف الحسابات حسب رغبة المستخدم ضمن الخيارات التالية (حسب رقم الحساب –أو  مركز التكلفة )

ويمكن أن يكون التقرير تفصيلي أو ملخص ومن فترة إلى فترة

يمكن تعريف الأصول الثابتة بشكل يسمح بمتابعة الاستهلاكات افرادياً أو جماعياً وكذلك نقل الأصل من موقع إلى أخر أو إضافة أو حذف مكونات على أصل موجود أساساً ويتم ربط هذه الأصول بمراكز تكلفة والمواقع حيث يسمح البرنامج بمعالجة تحويل الأصل من كان إلى أخر

تحديد نسب الاستهلاك يتم من خلال جدول تعريف بمجموعات الأصول والنسب ويمكن تعديل هذه النسب عند الحاجة .

يوجد محرك للبحث عن الأصول يسمح بالوصول إلى المعلومة عن طريق رقم الأصل أو  وصفه أو تصنيفه أو موقعه الخ .

يتم توليد قيد شهري محاسبي من خلال برنامج الأصول الثابتة حسب الأصول المتبعة بحيث تشتمل القيود على قيمة الاستهلاك وتسجل في حساب إهلاكات الأصول – ومصروف الاستهلاك وكذلك قيمة الأصل بعد الإهلاك مما يوفر الكثير من الجهد في ضبط هذه العملية ويسهل استخراج وإعداد المركز المالي الشهري

يمكن الحصول على تقارير تفصيلية أو إجمالية عن الأصول لمجموعة أو لعدة مجموعات ، لموقع أو لعدة مواقع ، لمركز تكلفة أو لعدة مراكز.